卸売業向けAI・業務支援エージェント
受発注AIエージェント
注文内容の確認から、
受注登録・発注・納期管理まで。
FAX、PDF、メール、Excelで届く注文を読み取り、商品情報や取引条件と照合します。担当者が確認・承認した内容を既存システムへ登録する流れを、各社の業務に合わせて設計します。
受発注業務について相談する実際の機能・対応範囲は個別に設計します。
- 商品
- 梱包資材A
- 数量
- 20箱
- 希望納期
- 9月28日
確認が必要な項目
在庫不足注文20箱に対し、在庫は12箱。残り8箱の入荷予定を確認します。
業務の流れ
注文の受付と、その後の処理をつなぐ
受注ごとに、確認が必要な項目、システムへの登録状況、仕入先からの納期回答を確認できます。
- 01
注文を取り込む
FAX・PDF・メール・Excelなどから、得意先、商品、数量、希望納期を整理します。
- 02
内容を照合する
商品情報、取引条件、在庫と照合します。商品を特定できない注文や、単価が取引条件と一致しない注文を、担当者が確認できるようにします。
- 03
確認して登録する
担当者が元の注文書と照らし合わせて修正・承認します。基幹システムへの登録が完了したか、失敗したかも確認できます。
- 04
発注・納期を管理する
受注と仕入先への発注を紐づけ、回答待ちや納期変更を一覧で確認します。仕入先への確認や、得意先への納期回答に使います。
開発中のデモをもとにした構成例です。各社の受付方法・承認手順・連携条件に合わせて設計します。
確認・承認
元の注文書を見ながら、担当者が判断
確認が必要な注文を整理
- 商品名の表記揺れ・商品未確定
- 数量や単位の不明点
- 価格・取引条件の不一致
- 在庫不足・希望納期とのずれ
- 同じ注文を重複して取り込んでいる可能性
担当者が行うこと
確認する情報と、承認する人を決める
読み取り結果だけで確定せず、元の注文書や照合に使った情報を確認できるようにします。
誰がどこまで修正・承認できるか、登録できなかった場合にどう処理するかも、導入前に整理します。
必要なデータ
いま使っている帳票・システムから始める
最初からすべてのシステムを連携する必要はありません。対象業務に必要な情報が、どの帳票やシステムから取り出せるかを確認します。
元の注文書・メール
FAX・PDF・メール・Excelなど。得意先による書式や記載方法の違いを確認します。
商品・得意先の情報
商品コード、規格、単位、得意先コード。略称と正式名称の対応も整理します。
価格・在庫・取引条件
単価、最低注文数量、在庫数、入荷予定など。データを取得・更新した日時も確認できるようにします。
受注・発注の登録先
販売管理・基幹システムなど。API・CSVの可否、必須項目、権限、登録結果の確認方法を調べます。
Excelで管理している情報も対象にできます。連携可否は、ファイルの内容やシステムの契約・設定に応じて確認します。
既存システムとの連携方針を見る →導入方法
まず一つの受注業務に絞って検証する
- 01
対象を絞る
特定の得意先や帳票形式から選び、受付・確認・登録の手順を整理します。
- 02
実際の帳票で検証
読み取りや照合の結果を確認し、修正件数、処理時間、確認漏れの件数を確認します。
- 03
連携・運用を整える
承認手順とエラー時の対応を決め、現場の確認を経て対象を広げます。
確認する指標
1件あたりの処理時間、入力・照合で修正した件数、二重登録の件数、仕入先からの回答待ちの件数と経過日数を確認します。導入前後で同じ条件の業務を比較します。
相談時に伺うこと
注文の受信方法、月の処理件数、利用中のシステム、手作業が多い工程。まずは業務の概要からお聞かせください。
受発注業務について相談する
注文の受付・照合・登録・納期確認のうち、どこから始めるかを一緒に整理します。
導入について相談するフォームには顧客情報や取引条件などの機密情報を入力せず、業務の概要をお知らせください。
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